“凡事先辦后辦”，任何會議都要提前制定會議計(jì)劃，確保整個(gè)會議有章可循，并能按計(jì)劃分步進(jìn)行，逐月進(jìn)行，最終完成整個(gè)會議任務(wù)。會議計(jì)劃包括會議基本內(nèi)容的制定、會議事務(wù)工作組織的建立和會議預(yù)算的制定。

1、 會議

會議的基本內(nèi)容主要包括會議的名稱、主題、時(shí)間、地點(diǎn)和與會者。

會議名稱可以反映會議的基本情況。一般來說，它可以由以下幾個(gè)方面組成：會議的主辦單位、會議的主題、會議的類型、會議的時(shí)間或會期、會議的范圍、會議的規(guī)則和銷售、與會者等，如“XX小米旗艦新品發(fā)布會”，其中“小米”為會議主辦單位，“奇拓新品”為會議內(nèi)容，“XX”為會議時(shí)間，“會議”表示會議性質(zhì)或類型。另一個(gè)例子是“四川輕工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院第26屆學(xué)生代表大會”，其中“四川輕工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院”是主辦單位，“第16屆”是會議的會期，“學(xué)生代表”是會議的與會者，“會議”表示會議的類型。

會議名稱必須用準(zhǔn)確、規(guī)范的文字表述。它不僅用于會議的“會議通知”，還用于會議效果的宣傳和擴(kuò)大。大中型會議的名稱做成橫幅和標(biāo)語，放在會議主會場的正后方，作為會議的標(biāo)志，簡稱“標(biāo)志”。標(biāo)識必須全稱，不得隨意省略，以免因含義不當(dāng)或不合邏輯而產(chǎn)生誤解。

會議主題是根據(jù)會議目標(biāo)確定并付諸討論或解決的身體問題，是會議活動(dòng)的基本要素。通常，會議的主題必須反映會議的目的和主題。問題有兩種：一種是由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定；另一種是由秘書經(jīng)過調(diào)查和綜合信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)，再由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在一些重要的代表會議上，代表們首先提出的“提案”，經(jīng)大會秘書處匯總后，提交主席團(tuán)審議通過，可以成為會議議程中的一個(gè)會議議題。會議的議題應(yīng)當(dāng)適當(dāng)安排，以確保與會者能夠充分討論和發(fā)表意見，并有效利用時(shí)間。

會議人員安排每次會議的議題有以下技巧：①安排主要議題和一兩個(gè)小議題。② 同時(shí)將相同性質(zhì)的主題提交會議討論。③ 應(yīng)適當(dāng)準(zhǔn)備一些備用議題，以便在進(jìn)展順利、時(shí)間充足的情況下為會議提供進(jìn)一步的討論。

會議時(shí)間包括會議時(shí)間和會議期間。選擇合適的會議時(shí)間，安排合適的會議時(shí)間，對提高整個(gè)會議的效率有著重要的影響。因此，會議時(shí)間的選擇和會議時(shí)間的長短是會議策劃中需要考慮的重要因素。

（1） 會議時(shí)間是指會議開始和結(jié)束的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。一般需要考慮以下幾個(gè)方面：①會議組織人員是否適合完成各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。② 是否方便與會者，特別是會議的關(guān)鍵人物出席。3會議期間的自然因素。比如當(dāng)?shù)丶竟?jié)性氣候變化，盡量避免在氣候變化季節(jié)和地區(qū)聚集。

（2） 持續(xù)時(shí)間通常是指整個(gè)會議所需的時(shí)間長度。會議可以是短會議，也可以是長會議，包括分鐘、分鐘、小時(shí)、天，甚至天。要確定會議的會期，應(yīng)考慮以下因素：①討論多少議題。② 議程的簡單性。③ 適度緊繃。會議時(shí)間較長，應(yīng)合理安排休息時(shí)間。會議組織者應(yīng)當(dāng)盡可能準(zhǔn)確地估計(jì)會議所需的時(shí)間，并在會議通知中注明應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知與會人員，以便他們有計(jì)劃地安排自己的有關(guān)事宜。

會議地點(diǎn)是指會議舉行的地點(diǎn)，或者具體地說是會議舉行的地點(diǎn)。為達(dá)到會議的預(yù)期效果，應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，綜合考慮會場規(guī)模、交通條件、服務(wù)水平、環(huán)境和設(shè)備。而一些重要的會議在選擇會場時(shí)應(yīng)考慮其政治或經(jīng)濟(jì)影響。

一般來說，選擇專業(yè)場地會省去很多麻煩，但相應(yīng)地，專業(yè)場地的租金會更貴。主辦單位應(yīng)落實(shí)會議次數(shù)，確定租用時(shí)間長短，并結(jié)合自身會議預(yù)算選擇合適的會場。