召開(kāi)各種會(huì)議，是我們開(kāi)展日常管理工作的常用手段之一，成功的會(huì)議給我們的工作有一定的幫助的。根據(jù)一家研究機(jī)構(gòu)對(duì)美國(guó)200名企業(yè)老總進(jìn)行的調(diào)查，他們每天的工作時(shí)間中，平均15分鐘用于打電話，32分鐘用于閱讀或抄寫(xiě)不必要的備忘錄，竟然有72分鐘用于會(huì)議。交流信息、制定計(jì)劃、解決問(wèn)題、制定新決策或探討某項(xiàng)工作的得失……問(wèn)題的關(guān)鍵不是開(kāi)不開(kāi)會(huì)、開(kāi)多少會(huì)，而在于怎樣才能召開(kāi)高效率、辦實(shí)事的會(huì)議？但是失敗的會(huì)議，不但對(duì)工作的開(kāi)展沒(méi)有幫助，而且還要浪費(fèi)大量的時(shí)間。就如何開(kāi)好會(huì)這個(gè)問(wèn)題筆者談一些個(gè)人的想法，以供借鑒。

一，會(huì)議的主題（目的）;

開(kāi)會(huì)不是聊天，會(huì)議前要定下開(kāi)會(huì)的主題（目的）。是討論問(wèn)題，還是傳達(dá)上級(jí)指示，還是集中學(xué)習(xí)，還是形成某個(gè)事項(xiàng)的決定，也就是在開(kāi)會(huì)前，在這次會(huì)議上要完成什么樣的會(huì)議任務(wù)，要定下來(lái)。沒(méi)有目的，沒(méi)有主題的會(huì)議，哪是聊天了，聊天是沒(méi)有目的的，是隨意的。如果將會(huì)議開(kāi)得象聊天一樣，實(shí)在是失敗了。當(dāng)然聊天弄得象開(kāi)會(huì)，也是沒(méi)有趣味的。

既然在開(kāi)會(huì)前就定下了本次會(huì)議的目的或主題，就要區(qū)分這個(gè)會(huì)議是例會(huì)（所謂例會(huì)就是計(jì)劃好的在某個(gè)長(zhǎng)期階段內(nèi)固定時(shí)間、地點(diǎn)和既定內(nèi)容的會(huì)議比如分公司的月度工作計(jì)劃會(huì)，主管干部周會(huì)等）、一般會(huì)議還是保密會(huì)議，若是例會(huì)、一般會(huì)議，就要在通知開(kāi)會(huì)對(duì)象時(shí)，一并告知會(huì)議內(nèi)容，并請(qǐng)其做好各種準(zhǔn)備，比如帶上需要的資料，或做好發(fā)言準(zhǔn)備或就某個(gè)會(huì)上要討論的問(wèn)題先行思考。當(dāng)然，若是保密會(huì)議，事前不能泄密的會(huì)議，（比如宣布某項(xiàng)人事決定或處理某項(xiàng)特別工作）哪就只是告知參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)就行了。筆者本人碰了上好多次，不明就里的會(huì)議，來(lái)電話告訴時(shí)間、地點(diǎn)后，問(wèn)一聲什么內(nèi)容，主事人一句“你來(lái)就是了”弄得神秘得很，去了才知道，只是個(gè)一般的碰頭會(huì)。

二，會(huì)議的內(nèi)容；

根據(jù)會(huì)議的主題，設(shè)定會(huì)議內(nèi)容，這是成功召開(kāi)一次會(huì)議的前提之一。具體體現(xiàn)會(huì)議的內(nèi)容的方式就是確定會(huì)議議程表。誰(shuí)是主持人，哪些人參會(huì)，什么人發(fā)言，需要討論的事項(xiàng)，如何形成會(huì)議表決等根據(jù)會(huì)議主題要進(jìn)行準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行多長(zhǎng)時(shí)間，都要計(jì)劃好，不能出現(xiàn)無(wú)序的狀況。

‘會(huì)’字是一‘人’，下面一個(gè)‘云’，‘人’是指參加開(kāi)會(huì)的對(duì)象，‘云’在古語(yǔ)中有說(shuō)話的意思。所以‘會(huì)’字的意思就是人在一起說(shuō)話。如此一來(lái)，就要在會(huì)議中讓參會(huì)的人員發(fā)言，有講話的機(jī)會(huì)，當(dāng)然不是每個(gè)人都要講上幾句，根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容進(jìn)行罷了。就算是宣讀一份文件，也要請(qǐng)幾個(gè)同志談?wù)勑牡孟敕?。尤其是討論性的?huì)議，不能一個(gè)人一言堂。只有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)模樣的人，在上面夸夸其談，下面的人聽(tīng)明白了沒(méi)有，也不知道。

有些內(nèi)容是不需要用開(kāi)會(huì)的方式來(lái)進(jìn)行的。比如，簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)一些銷量數(shù)字，如果主事人不想就這些數(shù)字的形成和完成方法展開(kāi)討論，那么請(qǐng)你就不要興師動(dòng)眾地叫大家從四面八方趕來(lái)。比如，傳達(dá)一個(gè)簡(jiǎn)單的上級(jí)來(lái)文或制度規(guī)定，如果主事人你也不想就此事開(kāi)展討論學(xué)習(xí)，只是讀一遍給大家聽(tīng)聽(tīng)，也請(qǐng)你不要驚天動(dòng)地讓大家放下正在進(jìn)行的手上的工作趕來(lái)聽(tīng)你的照本宣科。

三，會(huì)議的成本；

開(kāi)會(huì)也有成本？會(huì)議室是公司的房子，閑著也是閑著，茶水是純凈水，公司不收費(fèi)的，成本何來(lái)？你想過(guò)沒(méi)有，當(dāng)然作為一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人，一個(gè)電話打出去，參會(huì)的人要從四面八方趕過(guò)來(lái)，他們要放下手中的正在進(jìn)行的工作，也許你是在辦公室里坐著等了，可他們要坐公交車(chē)倒地鐵車(chē)，因?yàn)閾?dān)心遲到還要打車(chē)，這個(gè)路費(fèi)暫且不用算了，因?yàn)檫@一次半個(gè)小時(shí)或二個(gè)小時(shí)的會(huì)議，他們用在路途上的時(shí)間可能是二個(gè)小時(shí)，甚至六七個(gè)小時(shí)，也許就為了一次沒(méi)有必要的會(huì)議，他們放棄了一整天的工作內(nèi)容。這個(gè)成本怎么算？所以，召開(kāi)會(huì)議前，主事人一定清楚你所召開(kāi)的會(huì)議成本。

想清楚上述三個(gè)問(wèn)題，一次會(huì)議是否有必要召開(kāi)，基本就明白了。沒(méi)有目的沒(méi)有主題的會(huì)，不要開(kāi)。沒(méi)有內(nèi)容解決不了問(wèn)題的會(huì)，不要開(kāi)。會(huì)議的重要性小于開(kāi)會(huì)成本時(shí)，不要開(kāi)。

我們參加很多會(huì)議，也看到過(guò)電視新聞中的會(huì)議，在會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人的發(fā)言中最后總有這樣一句話：這次會(huì)議是一次成功的會(huì)議。

我是一個(gè)頻繁組織并頻繁參加會(huì)議的人，有幾點(diǎn)體會(huì)與大家共議：

1。會(huì)議太多的公司，基本上可以斷定內(nèi)部溝通不暢通。

2。例會(huì)多半無(wú)太大的意義。（所謂例會(huì)就是例行公事，例行公事的行為很難產(chǎn)生生產(chǎn)力，這種會(huì)議如頻率太大，效果會(huì)更差）

3。專題會(huì)議應(yīng)受到重視（所謂專題會(huì)議就是針對(duì)某一重要問(wèn)題，而進(jìn)行相關(guān)人員參加的會(huì)議，這樣的會(huì)議比較容易做到“會(huì)而有議，議而有決，決而有行，行而有效。”）

4。會(huì)前準(zhǔn)備工作比會(huì)議本身更重要。（會(huì)議的致命傷就是與會(huì)者不知道會(huì)議主題是什么）

5。會(huì)議的主持人這個(gè)角色很關(guān)鍵。

6。一言堂的會(huì)議將失去會(huì)議的作用。

7。不能對(duì)所有的會(huì)議都期盼收到良好的效果。

會(huì)議的控制與管理主要是:

會(huì)前準(zhǔn)備

時(shí)間分配

過(guò)程控制

會(huì)議紀(jì)要

行動(dòng)措施的追蹤