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如何開(kāi)好一個(gè)酒店的高效率會(huì)議

時(shí)間:2022-02-12

基本準(zhǔn)則,其中一條是“希爾頓的決策是不可動(dòng)搖的。在員工會(huì)議上高層管理者們可以對(duì)任何決策進(jìn)行自由辯論,但決策一旦形成就不容置疑,不許有‘我不同意這個(gè)決策,但不管怎么說(shuō)我還是會(huì)照辦’之類的閑言碎語(yǔ)?!?  為了將這一團(tuán)隊(duì)準(zhǔn)則落實(shí)到實(shí)處,希爾頓集團(tuán)讓領(lǐng)導(dǎo)層成員之間每年進(jìn)行績(jī)效互評(píng)——這種評(píng)估對(duì)他們的薪酬有重要影響。通過(guò)評(píng)估,使酒店集團(tuán)高層團(tuán)隊(duì)中其他成員始終將重心放在決策上,并鞭策每位成員都信守他們的承諾。
  綜上所述,酒店集團(tuán)戰(zhàn)略規(guī)劃的制定將不再局限于外出會(huì)議的形式,而是確保高層團(tuán)隊(duì)專注于最重要的議題,考慮到所有可行的備選方案,并在最短的時(shí)間內(nèi)盡可能做出最佳選擇,會(huì)議議程也將得到系統(tǒng)的管理和不斷的更新。只有這樣,恰當(dāng)?shù)淖h題才會(huì)被盡快列入議程,并在決策完畢后迅速被劃掉。戰(zhàn)略規(guī)劃的設(shè)計(jì)才能充分利用寶貴的時(shí)間,更快地制定更多、更好的決策。

如何布置酒店會(huì)場(chǎng)及服務(wù)流程

會(huì)場(chǎng)的布置、會(huì)場(chǎng)布置要求、怎樣布置會(huì)場(chǎng)
布置會(huì)議場(chǎng)地,應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。例如在提供信息的會(huì)議里,倘若人數(shù)眾多,則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問(wèn)題的會(huì)議里,假如人數(shù)不多,則最理想的安排是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐,這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會(huì)議里,如人數(shù)不多,則可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈,這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通,而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間的交流。但若人數(shù)眾多,則最好是將與會(huì)者分成若干小組,每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

座位編排與會(huì)議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外,在布置場(chǎng)地時(shí),你仍須注意以下幾項(xiàng):

(1)應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)吸煙。倘若準(zhǔn)于吸煙,則應(yīng)準(zhǔn)備煙灰缸。倘若不準(zhǔn)吸煙,則不能讓煙灰缸在會(huì)場(chǎng)中出現(xiàn)。此外,你最好能在會(huì)場(chǎng)中張貼不準(zhǔn)吸煙的標(biāo)志或文字。當(dāng)與會(huì)人數(shù)眾多時(shí),你也可以按實(shí)際需要,將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。

(2)如與會(huì)者之間彼此并不熟悉,則應(yīng)考慮是否事先準(zhǔn)備姓名卡片。

(3)準(zhǔn)備視聽(tīng)器材。黑板(白板)、白報(bào)紙、甚至幻燈機(jī)、投影機(jī)與放映機(jī)等應(yīng)該被視為一般會(huì)議可借用的基本工具。但要特別注意的是:幻燈機(jī)、投射機(jī)與放映機(jī)所投謝出來(lái)的文字或圖形,應(yīng)讓全部與會(huì)者都能看清楚,而且它們應(yīng)準(zhǔn)備就緒以便隨時(shí)啟用。

(4)除非是較長(zhǎng)的會(huì)議(超過(guò)一個(gè)半小時(shí)的會(huì)議),否則盡量不要提供茶點(diǎn),以防與會(huì)者分心。

(5)當(dāng)議程甚短且無(wú)需作記錄時(shí),可考慮采取站立的方式開(kāi)會(huì)。

不論你對(duì)會(huì)議的規(guī)劃有多詳盡,不論你對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備工作有多周全,倘若在開(kāi)會(huì)前你對(duì)會(huì)場(chǎng)不作最后的審視,你都可能會(huì)功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性:假如有任何事情可能出紕漏,則一定會(huì)出紕漏,而且就在最不應(yīng)該出紕漏的時(shí)候出紕漏?;诖耍陂_(kāi)會(huì)前的半個(gè)小時(shí)至一個(gè)小時(shí),你最好是親自或是派人到會(huì)場(chǎng)審視以下四件事是否作好:

(1)座位是否按原定計(jì)劃編排?

(2)視聽(tīng)器材是否準(zhǔn)備妥當(dāng)?如果用幻燈機(jī)或投影機(jī),則其焦距是否已事先調(diào)整妥當(dāng)?如用放映機(jī),則其焦距、音量等是否已調(diào)妥?如用麥克風(fēng),其聲音效果是否事先已調(diào)好?幻燈機(jī)、投影機(jī)及放映機(jī)是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場(chǎng)的助手是否懂得對(duì)視聽(tīng)器材作簡(jiǎn)單的維修工作.

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