在年會活動策劃進行當中經(jīng)常會有許多意外情況的發(fā)生，我們經(jīng)常所說的活動中發(fā)生的意外情況大致可以分成三層，一層的含義是事件發(fā)生、發(fā)展的速度很快，出乎意料;第二層的含義是事件難以應(yīng)對，必須采取非常規(guī)方法來處理?；顒庸芾碜鳛橐粋€復雜系統(tǒng)工程涉及到大量人力物力及資源的調(diào)度和管理，不管年會活動策劃前期的策劃和籌備工作做得多么到位，在活動上演階段都可能會有預(yù)料不到的突發(fā)事件，那么如何處理好突發(fā)事件將是活動能否成功舉辦的重要保障。

 1.最重要的是設(shè)備故障或電力中斷。

在活動上演過程偶爾會遇到設(shè)備故障和電力中斷的情況，特別是一些中小型的活動，由于設(shè)備不夠?qū)I(yè)而出現(xiàn)現(xiàn)場設(shè)備故障，特別是音響系統(tǒng)出現(xiàn)故障率最高。各品牌的音響系統(tǒng)由于價格懸殊巨大其質(zhì)量也不一樣，一套小型的用于會議的次品牌的音響系統(tǒng)可能成本價就幾萬元，其質(zhì)量自然沒有保證，這樣在活動上演階段便可能出現(xiàn)嘯叫、甚至因為使用過久被燒壞的可能。而一套大型的專業(yè)級的音響系統(tǒng)的投入少則好幾百萬，大則上千萬的都有，這樣的專業(yè)設(shè)備只要有專業(yè)人士在現(xiàn)場負責使用通常保險系數(shù)極高。只有一種情況就是因為淋雨導致電路燒壞的情況，通常作為有經(jīng)驗的年會活動策劃都會采取預(yù)案，通常都有現(xiàn)場的備份設(shè)備，以確保萬無一失。

 2、節(jié)目流程
因嘉賓及演員臨時缺席導致的節(jié)目流程更改大型節(jié)慶的嘉賓和演員通常是不到最后一刻很難最終確定，出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節(jié)目流程問題。一個案例，某個活動曾經(jīng)出現(xiàn)過這樣的問題，原定出席活動并宣布活動開幕的省領(lǐng)導因為臨時改變行程而于活動上演前取消了出席本次活動，但由于主辦方和活動執(zhí)行方及主 持人在銜接上出了溝通上的問題，活動上演的時候主持人還是照本宣科的說“有請xxx領(lǐng)導宣布開幕”，最終上演了極其尷尬的一幕。同樣演員也可能因為航班等原因無法趕到節(jié)目現(xiàn)場，這樣便需要對現(xiàn)場的流程、音樂、燈光進行重新調(diào)整，因為大型晚會的音樂燈光都是實現(xiàn)通過電腦預(yù)設(shè)了程序的。

 3、氣候突變
大型活動的舉辦最怕現(xiàn)場突然刮風下雨，氣候變化引起的突發(fā)事件小則可能使現(xiàn)場出現(xiàn)混亂，大則可能出現(xiàn)安全事故，比如因下雨導致的現(xiàn)場線路漏電，因刮風導致舞臺及燈光架坍塌等重大事故。這就需要在活動前有足夠的準備。對于任何一場活動，專業(yè)的活動運營公司都會都防范風雨天氣的措施，比如對燈光、音響、電視錄制設(shè)備等進行防雨處理，對燈光架進行加固。同時需要仔細查看歷史天文資料及仔細留意近期天氣預(yù)報。

可見一個突發(fā)事件的出現(xiàn)不僅將考驗團隊的應(yīng)變能力更將考驗團隊的協(xié)作能力和堅持不懈的精神，任何突發(fā)事件都是有辦法化解的，靠什么化解?一個是靠應(yīng)變，第二個就是靠團隊的一種合作和執(zhí)著的精神，正所謂事在人為，任何突發(fā)事件我們都要去面對而不是回避，這也是年會活動策劃中要堅持的、在執(zhí)行過程中要尊崇的一種理念?！?/p>