大型活動的會務管理工作一般由迎來送往、食宿籌備、車輛調度以及活動當天的議程安排等方面組成。與會嘉賓作為會務工作者的服務對象，各項工作都需要僅僅圍繞嘉賓信息具體開展，因而，與會嘉賓的邀請工作和信息對接也就顯得格外重要，它是會務管理工作的中心。

      大型活動的籌辦，前期必定會經過充分討論形成系統(tǒng)完整的策劃案，通常這份策劃案需從活動性質、規(guī)模、主旨等多個維度綜合考慮，確定需要邀請的嘉賓類別以至具體名單。在此基礎上，會務管理的職責在于：依據策劃案的要求，對這些擬邀名單加以統(tǒng)計歸類，分派專人負責邀請并跟蹤服務，及時反饋嘉賓信息，服務于整體會務管理工作。

     嘉賓邀請工作通常采取責任制，安排專職負責人“點對點”邀請嘉賓、領導并跟蹤服務。派專人邀請：邀請責任人需要向受邀者傳達的內容包括：會議主題、時間、地點、主要議程及安排事項等等，需要的話還可附送會議策劃書，讓受邀者進一步了解參會意義，對活動有一個相對合理的期望及準備；同時，還應附上邀請函。確認參會嘉賓信息：對于會務組織者來說，受邀嘉賓確認參會是活動成功舉辦的基礎與保證。

     邀嘉賓確認參會意向后，需要統(tǒng)計明確的參會人數(shù)、職務、性別、聯(lián)系方式、預計到達時間、迎送要求等信息；接下來需要做的就是資源分配，主要是酒店住宿的安排、車輛調度安排和宴會用餐安排等等；值得注意的是，應該考慮到與會嘉賓的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求、其他日程安排等等，如果信息詳細清楚、考慮周到細致，則對會務的有序安排、嘉賓的參會滿意度會起到一定幫助。成都活動策劃