一份完整的活動(dòng)策劃案應(yīng)該包含了一個(gè)活動(dòng)生命周期的「策劃」、「籌備」、「執(zhí)行」、「復(fù)盤」四個(gè)部分。

1. 策劃階段

當(dāng)我們準(zhǔn)備開始舉辦一個(gè)活動(dòng)或者收到一個(gè)活動(dòng)策劃的任務(wù)時(shí)，了解活動(dòng)舉辦的目標(biāo)是我們首先需要進(jìn)行的工作。

我們需要對(duì)活動(dòng)舉辦的背景進(jìn)行調(diào)查，回答為什么要做這個(gè)活動(dòng)的問題。

根據(jù)這個(gè)目標(biāo)，我們要確認(rèn)活動(dòng)的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)算、主要流程、資源和分工。

2. 籌備階段

活動(dòng)流程的設(shè)計(jì)是整個(gè)活動(dòng)策劃中最核心的部分，這個(gè)階段往往包含了很多明確的目標(biāo)，比如：

• 編制預(yù)算

• 確認(rèn)場地

• 尋找贊助商

• 設(shè)計(jì)活動(dòng)的物料

• 搭建活動(dòng)網(wǎng)站或報(bào)名鏈接

• 活動(dòng)的推廣

• 現(xiàn)場物料的制作

你要為這些任務(wù)預(yù)留合理的時(shí)間并明確每一個(gè)任務(wù)的負(fù)責(zé)人，這些任務(wù)大部分都必須在活動(dòng)開始前一周甚至一個(gè)月就確認(rèn)。

3. 現(xiàn)場執(zhí)行

現(xiàn)場執(zhí)行非常考驗(yàn)團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行和協(xié)作能力，一個(gè)活動(dòng)是否成功的關(guān)鍵就在于執(zhí)行。

基本上，現(xiàn)場執(zhí)行可以分為以下幾個(gè)部分：

場地布置：根據(jù)活動(dòng)的規(guī)模不同，大型活動(dòng)的現(xiàn)場執(zhí)行可能在活動(dòng)開始前幾天就開始需要搭建場地，調(diào)試設(shè)備等。小型活動(dòng)也應(yīng)該至少提前一天或者提前數(shù)小時(shí)來完成場地的布置。

現(xiàn)場彩排：根據(jù)活動(dòng)的流程設(shè)計(jì)，讓嘉賓和工作人員進(jìn)行一次彩排可以發(fā)現(xiàn)很多隱藏的問題，例如投影、燈光、音響是否調(diào)試得當(dāng)，現(xiàn)場簽到設(shè)備是否流暢。

過程控制：活動(dòng)過程中對(duì)流程的控制非常重要，如果一個(gè)環(huán)節(jié)超時(shí)，其他的環(huán)節(jié)的時(shí)間就很可能被壓縮甚至再超時(shí)，導(dǎo)致錯(cuò)過重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。如果有條件可以安排專人來控制流程。

素材收集：為了后期總結(jié)和會(huì)后新聞發(fā)布的需求，活動(dòng)現(xiàn)場往往需要采集一些照片和視頻的素材，這個(gè)工作最好有專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，甚至可以采購專門的服務(wù)。

活動(dòng)撤場：活動(dòng)結(jié)束后，需整理回收物料，確保重要的設(shè)備和物資無丟失損壞，并協(xié)助合作方完成撤場。

4. 復(fù)盤總結(jié)

活動(dòng)結(jié)束后，往往還需要先完成結(jié)算相關(guān)款項(xiàng)，發(fā)布新聞稿等必要任務(wù)。

除此以外，復(fù)盤總結(jié)也是活動(dòng)策劃很重要的一項(xiàng)任務(wù)。

一場活動(dòng)完成會(huì)收集到各類數(shù)據(jù)，比如活動(dòng)網(wǎng)站的訪問量、門票銷售數(shù)據(jù)、互動(dòng)反饋等等，另外還可以在會(huì)后尋求參與者、嘉賓、合作方的反饋?zhàn)鳛閺?fù)盤總結(jié)的資料。

如果有需要可以召開一次活動(dòng)復(fù)盤會(huì)議，做一個(gè)活動(dòng)總結(jié)報(bào)告并根據(jù)各方反饋評(píng)估活動(dòng)效果，并提出改進(jìn)方案。

為了更直觀的展示一場活動(dòng)的運(yùn)營流程，我們整理了一張流程圖：

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