開始成都策劃活動時，要有一個全面的活動規(guī)劃，做一張類似下面給出的表格，列出你的要求。它能幫你確立活動的基本流程，使你對活動的需求有一個團體了解。以此表格衡量你想選來舉辦活動的不同地點，看看那些地點是否能滿足你所有的要求。記住，要包括舞臺設(shè)備的搬入與安拆、排練、設(shè)備的拆卸及搬出的需求，尤其是時間安排和物流方面的要求。

　　設(shè)想活動的全過程，確定對相應(yīng)活動空間的要求?？疾榭尚行圆㈤_始造做成本報表。要盡量做到具體詳細。如果視聽設(shè)備和舞臺搭建需要20英尺(約合6.1米)高的天花板，就應(yīng)當(dāng)在表格里寫清楚。當(dāng)然還必須包括提前布置和排練的空間。如果需要提前24小時預(yù)訂宴會廳，以確保布置好的場地可以保留到活動當(dāng)天的話，也要列出來。如果需要為演出人員預(yù)備一間化妝室，為員工預(yù)備一間辦公室或安排一個區(qū)域擺放陳列物品，一定要在動手布置時通知會場方，好讓他們?yōu)槟泐A(yù)留出合適的空間。一旦合同簽訂完畢，縮減多余空間比想方設(shè)法解決空間不足問題要容易得多。

　　活動安排大綱

　　第一天

　　第二天

　　第三天

　　第四天

　　第五天

　　備注

　　早餐

　　上午活動

　　午餐

　　下午活動

　　雞尾酒會

　　晚上活動

　　為了預(yù)備一份精確的預(yù)算，需要照應(yīng)到活動的方方面面，盡量把所有可能的成本都考慮在內(nèi)。在那個過程中，你會發(fā)現(xiàn)有很多不同的事項要計入成本，如辦理街道停車許可證、聘請下班的警務(wù)人員等，那些費用應(yīng)列入成本中的哪一項以及領(lǐng)取那些費用的原因要列示清楚。要不斷更新成本核算，并根據(jù)變化增減項目。正如前面提到的，隨時控制開收情況是很主要的，如許你就可以及時調(diào)整并具有充足的資金確?；顒右氐耐暾?，那些活動要索是實現(xiàn)公司活動目標(biāo)的必要元素?？傊线m的活動地點為實現(xiàn)一切設(shè)想發(fā)揮著主要的感化。

　　例如，某活動想通過場景布置帶來一種暫華的感覺，使其成為在未來幾年中人們所律津樂道的活動，就像在沙漠里閃爍的星空下，由著名音樂家為客人獻上的專場交響樂演出。你可以讓客人在日落時分乘坐然氣球到達，著陸時送上香檳。在策劃富有創(chuàng)意活動的同時，也要考慮到活動地點的實際成本問題，例如，萬一天氣狀態(tài)或風(fēng)力情況不適宜熱氣球飛行，就要有后備的交通工具、為不愿意乘坐熱氣球的嘉賓預(yù)備的交通工具、返程的交通工具(因為熱氣球在天黑后無法飛行)、一個透明的塑料賬篷(適于天氣不好時使用)、一個烹飪帳篷、衛(wèi)生間、運送設(shè)施到沙漠的車輛、隨時待命的醫(yī)療援助、保安、燈光設(shè)施、取暖設(shè)備、供電與備用發(fā)電機以及負責(zé)處理異常情況的監(jiān)察員等。當(dāng)把所有的費用納人預(yù)算后，你可能會發(fā)現(xiàn)在沙漠里舉辦如許一場特殊活動的費用實在太高，轉(zhuǎn)而考慮其他的方案或者看看成本報表中哪里還有可以調(diào)用的資金以實現(xiàn)你最后的設(shè)想。任何情況下都要清楚地曉得資金狀態(tài)，以做出明智的決定?；顒硬邉澗?，活動實行按部就班，才能保證最后不出現(xiàn)“意外”。提前了解各項成本，才能做出明智的決定。